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榆林化学:区块链技术赋能档案管理实现智能革新

作者: 张嘉良     时间: 2022-01-26     点击: 查询中    分享到:

在国家大力推进电子档案管理的背景下,榆林化学立足煤化工行业档案的区块结构,依托新兴技术,以实际业务应用及档案管理需求为导向,深入细化分析档案应用场景,充分利用区块链技术在煤化工和工程管理领域深入实施这一特色,进一步推进区块链档案管理系统建设。

自立项之初,榆林化学高点定位谋篇布局,围绕一个可用的区块链档案管理系统、一个区块链相关的软件著作权、一个区块链相关的技术专利、一个区块链档案管理系统的企业标准、一个相关的行业标准、一批熟练掌握区块链档案系统使用的操作人员、一群熟谙区块链技术应用的信息系统管理人员入手,开启档案管理电子化研究与探索,先后完成该领域专利申请和企业标准获批,推出自主研发的区块链档案管理系统V1.0和区块链文档管理系统V1.0,并获批国家计算机软件著作权


数据一体化管理,推动业务处理全流程无纸化

榆林化学区块链档案管理系统从源头入手,通过统一规范接口、统一操作平台、统一编码规定,完成平台内文档在线产生,经分发整理进一步实现在线归档;通过OCR管理平台将前期已产生的纸质文档电子化;通过集成邮箱系统实现邮箱文件在线归档;通过交工资料平台,实现交工文件线上化,将档案管理向前延伸至档案形成阶段;线上化文件通过电子印控平台保证电子签名、电子签章合法性和真实性,电子化文档进入文档管理平台进行分发、整编后,最终归档至数字档案室,实现档案信息化管理和在线利用。此外,数据通过区块链存证在线验证,实现单轨制电子文件全生命周期自动化与智能化管理,在归档过程中建立档案数据间有机联系,实现线上全程可追溯一体化管理,推进前端业务全流程电子化、线上化,加速推进无纸化办公。


软硬一体化应用,实现档案管理全自动化

2021年,榆林化学立足区块链档案管理系统开发和系统集成两大建设模块,完成文控平台优化、身份认证、OCR管理平台、交工资料平台、档案上传平台、档案接口、存证平台&验证平台应用,实现预留智慧项目平台与档案接口服务、预留OA与档案接口服务、OCR平台与档案集成、文控平台集成、交工资料平台集成、区块链平台集成、电子印控平台集成的自动化管理,并与线上电子档案对接匹配,强化一体化管理。依托单套制管理模式,该系统自开发以来产生业务数据120492条,累计发送文档66955条,发放编码8064个,实现项目文档在线接收归档和交工资料远程同步录入、在线签署归档等文档智能一体化管理新模式。


区块链技术赋能,助力档案管理智慧升级

针对当前档案安全管控问题,该公司积极应对电子档案管理面临的挑战,通过区块链真实可信、防篡改、可追溯等技术特性应用,构建统一身份认证配合区块链、电子签名、电子签章、双层PDF等技术手段,全方位提升电子档案安全,进而满足不同业务场景数字档案智能化精准管理需求。同时,基于OCR技术构建一站式档案管理平台,将归档电子文件和流转信息进行整合,形成价值信息知识图谱,实现档案管理从数据智慧全面升级。

档案管理的智慧化,是基于该公司数字化转型、实现高质量发展的长远考量。下一步榆林化学将不断创新、深化、拓展试点建设成效,全面开启档案资源信息化建设工作,进一步完善数字档案室系统配置和制度体系,加快推进该系统国家课题申报和行业标准制定,为档案管理智慧化提供可复制、可推广的标杆经验。(张嘉良)

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